Les points essentiels :
N'oubliez pas de sauvegarder avant de quitter un onglet.
Saisissez les coûts et l'évaluation dès la création de la session.
Les convocations pour les sessions de type inter doivent être paramétrées manuellement dans l'onglet "Documents" de la demande.
Vous ne pouvez plus modifier les dates et créneaux horaires de la session à partir du moment où au moins un collaborateur est inscrit.
Créer une nouvelle session
Pour créer une nouvelle session, rendez vous dans la liste des sessions, puis cliquez sur "Créer une session" en haut à droite.
Un menu va s'ouvrir en vous proposant 3 options:
Créer : nouvelle session.
Dupliquer : session existante (modification des dates).
Importer : sessions de partenaires (automatique).
Ensuite, selon votre choix, certaines informations seront préremplies. Veuillez compléter les champs ci-dessous uniquement si vous créez une session entièrement nouvelle.
Remplissez les informations générales. Certains champs sont obligatoires, tandis que d'autres sont facultatifs.
Lorsque vous sélectionnez une formation, certains champs se rempliront automatiquement en fonction des paramètres définis lors de la création de la formation :
Certification
Type de la session
Organisme de formation
Année
Libellé
Capacité min/cible/max
Dispositif
Éligible financement
Commentaires
❗Important
Lors de la création d’une session, si le champ Population est renseigné, la session sera visible et accessible uniquement aux utilisateurs appartenant à cette ou à ces populations.
Puis cliquer sur Sauvegarder. Vous serez redirigé vers la nouvelle sessions.
Un message s'affiche dans l'encadré orange pour vous rappeler de compléter les coûts et de sélectionner l'évaluation.
Un message s'affiche dans l'encadré rouge pour vous rappeler que la session est par défaut non publiée.
Si vous souhaitez modifier la session, cliquez sur le stylet a coté du nom de la session.
❗Important
Seuls les profils Responsable Opérationnel ou Admin peuvent modifier la session et sa planification une fois qu'au moins un collaborateur est inscrit.
💡 A retenir
Les commentaires de notification (convocation, organisme de formation) apparaîtront dans les e-mails envoyés.
Dupliquer une session
Étape 1 : Accéder à la création de session
Cliquez sur le bouton « Créer une session » situé en haut à droite de l’interface.
Étape 2 : Choisir l’option de duplication
Dans la fenêtre qui s’ouvre, cliquez sur « Dupliquer » puis sur « Continuer ».
Étape 3 : Sélectionner la session à dupliquer
Un menu déroulant apparaît. Choisissez la session que vous souhaitez dupliquer dans la liste, puis cliquez sur « Suivant ».
Étape 4 : Renseigner les informations de la nouvelle session
Remplissez les champs suivants :
Année
Date de début
Date de fin
Puis cliquez sur Dupliquer.
Étape 5 : Accéder à la session créée
Une fois la session dupliquée, cliquez sur « Accéder à la session » pour en consulter les détails ou apporter des modifications si nécessaire.
✅ Les éléments dupliqués automatiquement :
Code session : Il sera généré automatiquement en fonction de l’année sélectionnée.
Informations du formulaire de création de session : Toutes les données saisies dans le formulaire d’origine sont reprises.
Statut de publication : La session dupliquée sera créée avec le statut « brouillon ».
Statut du workflow (WF) : Il sera défini par défaut sur « créé ».
Informations des séquences actuelles : Les séquences de la session d’origine sont recopiées.
Configuration des enquêtes à chaud et à froid : Si elle existe sur les séquences, elle sera également copiée.
Configuration des e-mails de la session : Tous les paramétrages email sont repris.
❌ Les éléments NON dupliqués :
Créneaux
Coûts
Financements
Participants
Présences
Certifications
Documents
Résultats des enquêtes
Historique de la session
Gérer la planification de la session
Pour commencer, vous devez créer une séquence en cliquant sur le bouton "Ajouter une séquence" sous l'onglet "Informations Générales"
Vous devez renseigner ces informations
Libellé (titre de votre choix pour la séquence)
Modalité pédagogique
URL pour la formation (Facultatif)
Statut de la séquence (Planifiée, Clôturée, Annulée, Externe) - uniquement à titre d'information dans l'interface
Cliquer sur "Confirmer" pour enregistrer la séquence.
Les séquences de pre-work
❗A propos des séquence de type pré-work
Vous pouvez créer une séquence "pré-work" pour planifier le travail préparatoire. Voici le fonctionnement spécifique des notifications e-mail pour cette séquence :
Un événement calendrier sera envoyé pour cette séquence.
Aucun autre e-mail ne sera envoyé.
La durée de cette séquence n'affectera pas la durée de la session.
Elle mettra à jour les dates de début et de fin de la session
Elle sera visible dans la planification indiquée dans l'e-mail d'inscription
Elle sera visible dans la planification de l'application client.
Ajouter les créneaux
Ensuite, vous devez renseigner les créneaux de la session. Cliquez sur la fleche à droite de la séquence pour l'ouvrir. Un bouton "Ajouter un créneau" sera visible. Cliquez dessus pour créer un créneau et remplissez les informations suivantes:
Lieu
Salle
Formateurs (possibilité d'en mettre plusieurs)
Co-animateur
Responsable d'accueil
Organisme de Formation
Commentaire notification organisme de formation
Commentaire notification lieu
Commentaire notification dossier formateur
Créneaux de session
Durée en jours et durée en heures
Date(s), horaires de début, horaire de fin et temps de pause
Cliquez sur "Confirmer" pour sauvegarder le créneau
Invitation Calendrier
Si les Invitations Calendrier sont activées dans les paramètres d'email de la session, les participants recevront une invitation lors de leur inscription, qui sera ensuite mise à jour lors de l'envoi de la convocation par email.
❗Important
Attention : Modifier un créneau (lieu ou date) avec des participants inscrits enverra une mise à jour de l'invitation calendrier. Pour éviter cela, cochez la case correspondante avant de sauvegarder :
💡 Rappel
Les commentaires de notification (lieu, dossier formateur) apparaîtront dans les e-mails envoyés.
💡A noter :
1. Quand créer une session complexe ?
Une session complexe doit être créée lorsque la formation se déroule sur des dates discontinues. Exemple :
Séquence 1 : J+10 (ex. : 15 mai)
Séquence 2 : J+30 (ex. : 27 juin)
2. Impact sur l’envoi des emails
Les délais d’envoi des emails s’adaptent aux dates des différentes séquences. Exemple :
Si l’email "Dossier formateur" est programmé pour être envoyé 10 jours avant le début de la formation :
Pour une première séquence débutant le 15 mai, l’email sera envoyé le 5 mai.
Pour une seconde séquence débutant le 27 juin, un nouvel envoi sera fait le 17 juin.
3. Impact sur les invitations Outlook
Il y a autant d’invitations Outlook envoyées que de séquences dans la session. Ainsi, pour une session comprenant deux séquences :
Une première invitation sera envoyée pour la séquence 1 (ex. : 15 mai).
Une seconde invitation sera envoyée pour la séquence 2 (ex. : 27 juin).
Ajouter les Coûts
Remplissez les coûts engagés session.
Sélectionnez un type de coût dans la liste déroulante.
Cliquez sur "+".
4. Saisissez le montant indiqué dans l'encadré au-dessus, s'il a été saisi préalablement lors de la création de la formation.
5. Sélectionnez le type de répartition dans la liste déroulante. Si la répartition se fait par stagiaire, saisissez la quantité.
6. Sélectionnez le prestataire dans la liste déroulante.
7. Ajoutez des pièces jointes si vous le souhaitez.
Cochez la ligne.
Sélectionnez le type de document. Ouverture de vos fichiers.
Ajoutez le document.
8. Cliquez sur "Sauvegarder" avant de changer d'onglet !
Après avoir sauvegardé, le message dans l'encadrer orange se met à jour.
Choisir une évaluation
Sélectionnez l'évaluation dans la liste déroulante.
Cliquez sur sauvegarder !
Après avoir sauvegardé, le message dans l'encadrer orange disparaît.
Tant qu'aucun stagiaire n'est inscrit à la session, le message "Pas de données" sera affiché.
Gérer les notifications E-mails
Le paramétrage des e-mails est pré-rempli par défaut, mais vous pouvez le modifier en :
Cochant/Décochant les cases.
Modifiant les délais.
Ajoutant des destinataires ou destinataires en copie cachée.
Vous pouvez ajouter plusieurs pièces jointes à un même e-mail.
Vous pouvez connaître le calcul des dates d'envoi grâce à la colonne "Date et heure d’estimation d’envoi" :
En rouge si la date est passée et que l'e-mail n'a pas été envoyé.
En vert si l'envoi est à venir.
Convocation Session INTER
L'envoi des convocations pour les sessions de type inter se fait à partir de la demande et non dans le paramétrage des e-mails.
Sélectionnez le collaborateur dans la liste des inscrits, vous serez ensuite redirigé vers sa demande.
Accédez à l'onglet "Documents", puis téléchargez la convocation.
Session brouillon
💡A noter :
Idéal pour préparer des sessions temporaires avant de les proposer à l’inscription.
✅ Meilleure visibilité : Elles seront mises en avant dans le tableau des sessions, avec un filtre dédié pour les afficher facilement.
⚠️ Important :
Le passage du statut “Brouillon” à “Publié” reste manuel. Aucune automatisation n’est prévue pour ce changement.
Évidemment, ces sessions ne seront pas visibles dans les exports.
Accédez à l’onglet « Planification ».
Cliquez sur l’icône stylet pour modifier la session concernée.
Dans le champ Publié application client, sélectionnez « Brouillon ».
Cliquez sur « Sauvegarder » pour enregistrer les modifications.
