Les points essentiels :
N'oubliez pas de sauvegarder avant de quitter un onglet.
Saisissez les coûts et l'évaluation dès la création de la session.
Les convocations pour les sessions de type inter doivent être paramétrées manuellement dans l'onglet "Documents" de la demande.
Vous ne pouvez plus modifier les dates et créneaux horaires de la session à partir du moment où au moins un collaborateur est inscrit.
Créer une nouvelle session
Pour créer une nouvelle session, rendez vous dans la liste des sessions, puis cliquez sur "Créer une session" en haut à droite.
Un menu va s'ouvrir en vous proposant 3 options:
Créer : nouvelle session.
Dupliquer : session existante (modification des dates).
Importer : sessions de partenaires (automatique).
Ensuite, selon votre choix, certaines informations seront préremplies. Veuillez compléter les champs ci-dessous uniquement si vous créez une session entièrement nouvelle.
Remplissez les informations générales. Certains champs sont obligatoires, tandis que d'autres sont facultatifs.
Lorsque vous sélectionnez une formation, certains champs se rempliront automatiquement en fonction des paramètres définis lors de la création de la formation :
Certification
Type de la session
Organisme de formation
Année
Libellé
Capacité min/cible/max
Dispositif
Éligible financement
Commentaires
❗Important
Lors de la création d’une session, si le champ Population est renseigné, la session sera visible et accessible uniquement aux utilisateurs appartenant à cette ou à ces populations.
Puis cliquer sur Sauvegarder. Vous serez redirigé vers la nouvelle sessions.
Pour modifier la session, cliquez sur les trois points à droite de l'écran, puis sur "modifier la session".
❗Important
Seuls les profils Responsable Opérationnel ou Admin peuvent modifier la session et sa planification une fois qu'au moins un collaborateur est inscrit.
💡 A retenir
Les commentaires de notification (convocation, organisme de formation) apparaîtront dans les e-mails envoyés.
Dupliquer une session
Étape 1 : Accéder à la création de session
Cliquez sur le bouton « Créer une session » situé en haut à droite de l’interface.
Étape 2 : Choisir l’option de duplication
Dans la fenêtre qui s’ouvre, cliquez sur « Dupliquer » puis sur « Continuer ».
Étape 3 : Sélectionner la session à dupliquer
Un menu déroulant apparaît. Choisissez la session que vous souhaitez dupliquer dans la liste, puis cliquez sur « Suivant ».
Étape 4 : Renseigner les informations de la nouvelle session
Remplissez les champs suivants :
Année
Date de début
Date de fin
Puis cliquez sur Dupliquer.
Étape 5 : Accéder à la session créée
Une fois la session dupliquée, cliquez sur « Accéder à la session » pour en consulter les détails ou apporter des modifications si nécessaire.
✅ Les éléments dupliqués automatiquement :
Code session : Il sera généré automatiquement en fonction de l’année sélectionnée.
Informations du formulaire de création de session : Toutes les données saisies dans le formulaire d’origine sont reprises.
Statut de publication : La session dupliquée sera créée avec le statut « brouillon ».
Statut du workflow (WF) : Il sera défini par défaut sur « créé ».
Informations des séquences actuelles : Les séquences de la session d’origine sont recopiées.
Configuration des enquêtes à chaud et à froid : Si elle existe sur les séquences, elle sera également copiée.
Configuration des e-mails de la session : Tous les paramétrages email sont repris.
❌ Les éléments NON dupliqués :
Créneaux
Coûts
Financements
Participants
Présences
Certifications
Documents
Résultats des enquêtes
Historique de la session
Gérer la planification de la session
Pour commencer, vous devez créer une séquence en cliquant sur le bouton "Ajouter une séquence" sous l'onglet "Informations Générales".
Vous devez renseigner ces informations
Libellé (titre de votre choix pour la séquence)
Modalité pédagogique
Statut de la séquence (Planifiée, Clôturée, Annulée, Externe) - uniquement à titre d'information dans l'interface
Vous pouvez activer :
La séquence en prework : aucunes notifications ne partiront de cette séquence et sa durée sera exclue de la durée totale de la session
L'émargement digital : il est activable/désactivable jusqu'au début de la durée de la séquence. Une fois actif et la séquence commencée, l'utilisateur devra attendre que le formateur ait soumis la présence pour voir apparaitre feuille d'émargement et la présence et / ou absence complétées. Ainsi, pourra commencer le contrôle de conformité entre feuille d'émargement et la présence et / ou absence saisies par le formateur.
Cliquer sur "Sauvegarder" pour enregistrer la séquence.
Les séquences de pre-work
❗A propos des séquence de type pré-work
Vous pouvez créer une séquence "pré-work" pour planifier le travail préparatoire. Voici le fonctionnement spécifique des notifications e-mail pour cette séquence :
Un événement calendrier sera envoyé pour cette séquence.
Aucun autre e-mail ne sera envoyé.
La durée de cette séquence n'affectera pas la durée de la session.
Elle mettra à jour les dates de début et de fin de la session
Elle sera visible dans la planification indiquée dans l'e-mail d'inscription
Elle sera visible dans la planification de l'application client.
Ajouter les créneaux
Ensuite, vous devez renseigner les créneaux de la session. Cliquez sur "Ajouter un créneau" pour créer un créneau et remplissez les informations suivantes :
Lieu
Salle
Formateurs (possibilité d'en mettre plusieurs)
Co-formateur
Responsable d'accueil
Organisme de Formation
Commentaire notification organisme de formation
Commentaire notification lieu
Commentaire notification dossier formateur
Planification
Durée en jours et durée en heures
Date(s), horaires de début, horaire de fin et temps de pause
Cliquez sur "Créer" pour sauvegarder le créneau.
Invitation Calendrier
Si les Invitations Calendrier sont activées dans les paramètres d'email de la session, les participants recevront une invitation lors de leur inscription, qui sera ensuite mise à jour lors de l'envoi de la convocation par email.
❗Important
Attention : Modifier un créneau (lieu ou date) avec des participants inscrits enverra une mise à jour de l'invitation calendrier. Pour éviter cela, cochez la case correspondante avant de sauvegarder :
💡 Rappel
Les commentaires de notification (lieu, dossier formateur) apparaîtront dans les e-mails envoyés.
💡A noter :
1. Quand créer une session complexe ?
Une session complexe doit être créée lorsque la formation se déroule sur des dates discontinues. Exemple :
Séquence 1 : J+10 (ex. : 15 mai)
Séquence 2 : J+30 (ex. : 27 juin)
2. Impact sur l’envoi des emails
Les délais d’envoi des emails s’adaptent aux dates des différentes séquences. Exemple :
Si l’email "Dossier formateur" est programmé pour être envoyé 10 jours avant le début de la formation :
Pour une première séquence débutant le 15 mai, l’email sera envoyé le 5 mai.
Pour une seconde séquence débutant le 27 juin, un nouvel envoi sera fait le 17 juin.
3. Impact sur les invitations Outlook
Il y a autant d’invitations Outlook envoyées que de séquences dans la session. Ainsi, pour une session comprenant deux séquences :
Une première invitation sera envoyée pour la séquence 1 (ex. : 15 mai).
Une seconde invitation sera envoyée pour la séquence 2 (ex. : 27 juin).
Voir les coûts de formation
Ajouter les Coûts
Remplissez les coûts séquences.
Cliquez sur "Ajouter un coût".
3. Sélectionnez le type de coût.
4. Saisissez le montant indiqué dans "Voir les coûts de formation", s'il a été saisi préalablement lors de la création de la formation.
5. Sélectionnez le type de répartition dans la liste déroulante. Si la répartition se fait par stagiaire, saisissez la quantité.
6. Sélectionnez le prestataire dans la liste déroulante.
7. Le champ Ref/Clé est facultatif.
8. Sélectionnez l'année.
7. Ajoutez des pièces jointes si vous le souhaitez.
Cliquez sur les 3 points à droite..
Sélectionnez le type de document. Ouverture de vos fichiers.
Ajoutez le document.
Choisir une évaluation
Sélectionnez le type d'évaluation en haut à gauche. Exemples : Evaluation à chaud participant; Evaluation à froid participant; Evaluation à froid manager.
Sélectionnez l'évaluation dans la liste déroulante.
Cliquez sur sauvegarder !
Gérer les notifications E-mails
Important
Aucun mail ne part tant que la session est au statut "brouillon".
Le paramétrage des e-mails est pré-rempli par défaut, mais vous pouvez le modifier en :
Activant / désactivant les mails.
Modifiant les délais.
Ajoutant des destinataires ou destinataires en copie cachée.
Vous pouvez ajouter plusieurs pièces jointes à un même e-mail.
A chaque modification, vous devez sauvegarder, sinon un destinataire ajouté manuellement ou l'activation d'un mail pourrait s'enlever.
La plupart des mails sont automatiques mais beaucoup peuvent être envoyer en one shot manuellement via les "⋮" puis envoyer.
Cette alerte signifie que le destinataire est manquant. Exemple: le contact OF n'est pas renseigné au niveau du référentiel "Organisme de formation", ce qui met en péril l'envoi automatique "Relance documents de session OF".
Cette alerte signifie qu'un contact a été mi à la main en plus du paramétrage par défaut dans la colonne "destinataire forcé" ou "CC forcé".
Convocation Session INTER
L'envoi des convocations pour les sessions de type inter se fait à partir de la demande et non dans le paramétrage des e-mails.
Pour télécharger la convocation, sélectionnez le collaborateur, puis cliquez sur les trois points et choisissez "Télécharger la convocation".
Sélectionnez la convocation à partir de vos fichiers, puis cochez le statut "Convoqué".
Publier une session
⚠️ Important :
Quand vous créez une session, elle est initialement "non publiée". Vous devez la publier pour qu'elle apparaisse dans l'application client.
Cliquez sur les 3 petits points en haut à droite pour modifier la session concernée.
Dans le champ Publié application client, sélectionnez « Publiée».
Cliquez sur « Sauvegarder » pour enregistrer les modifications.
Session brouillon
💡A noter :
Idéal pour préparer des sessions temporaires avant de les proposer à l’inscription.
✅ Meilleure visibilité : Elles seront mises en avant dans le tableau des sessions, avec un filtre dédié pour les afficher facilement.
⚠️ Important :
Le passage du statut "Brouillon" à "Non publié" se fait dès lors qu'on inscrit une personne sur la session
Le passage du statut “Brouillon” à “Publié” reste manuel. Aucune automatisation n’est prévue pour ce changement.
Évidemment, ces sessions ne seront pas visibles dans les exports.
Cliquez sur les 3 petits points en haut à droite pour modifier la session concernée.
Dans le champ Publié application client, sélectionnez « Brouillon ».
Cliquez sur « Sauvegarder » pour enregistrer les modifications.
