Configurer le rôle HSE

Il est possible d'attribuer des droits HSE à un utilisateur. L'attribution des droits HSE donne à l'utilisateur qui les reçoit, une vision sur les certifications passées, échouées ou archivées (données mortes) via un nouveau menu qui apparaît de son côté comme vous pouvez le voir ci-dessous :

Pour ouvrir cette vision aux utilisateurs HSE, rendez-vous dans le menu référentiels puis cliquez sur "rôles HSE".

Cliquez ensuite sur "créer une configuration HSE" et remplissez le formulaire.

1) Ajouter un titre

2) Choisir la méthode de calcul "Et" "Ou"

3) Paramétrer la configuration selon la société, l'axe, le domaine et/ou l'établissement

4) Ajouter le ou les utilisateurs qui ont le rôle HSE chez le client

Exemple de configuration :

Etablissement = Paris

Domaine = HSE

Cette configuration signifie que le rôle HSE verra sur son tableau de recyclage :

que les demandes dont le collaborateur appartient à l'établissement Paris
que les demandes qui concernent des actions de formation sous le domaine HSE.

⚠️ La configuration HSE doit se faire sur Société OU établissement mais si les deux sont présents, la société écrase l'établissement.

Paramétrages à prévoir en amont

Action de formation

La certification et la date de validité

Ces informations sont paramétrables côté actions de formation et doivent être absolument renseignées pour que le tableau HSE soit alimenté côté front.

Dans le cas où la date de validité doit être modifiée sur une session en particulier, on peut le faire dans le paramétrage de la session. C'est cette date qui fera foi dans le tableau HSE.

Si les paramétrages changent niveau Action de formation, cela n'impacte pas les sessions déjà paramétrées mais impactera les futures créations de sessions.

Autoriser plusieurs demandes par utilisateurs

Ce paramètre doit être coché niveau action de formation, sans quoi le recyclage est impossible car une erreur apparaît en front "il existe déjà une demande pour ce même utilisateur".

Conditions pour apparaître dans le tableau

Conditions pour l'affichage des demandes dans les onglets "certifications passées" et "certifications échouées"

Attention, pour que les demandes apparaissent dans le tableau il faut que :

Les demandes correspondent à la configuration HSE
Les formations soient certifiantes avec une date d'expiration

Conditions pour l'affichage des demandes dans l'onglet "certifications archivées"

Le fichier importé doit présenter les colonnes "société", "date de validité" et "titre de la certification" remplies

Activation du menu HSE en back office

Afin que vous ayez la même visibilité que le client, nous pouvons vous ouvrir le menu HSE en back office. Vous le verrez ainsi apparaître comme suit :

Ce menu vous donnera la visibilité totale sur toutes les demandes qui apparaissent en front office même si côté front vous avez configuré plusieurs rôles HSE avec des niveaux de visibilité différents (configuration par société ou établissement notamment).

Pour voir ce menu apparaître, il faut s'adresser à l'équipe produit directement car cela n'est pas paramétrable dans l'outil.