Tout au long du processus, depuis la demande de formation jusqu'à sa clôture, plusieurs e-mails de notification sont envoyés aux personnes concernées. Voici un tableau récapitulatif des types de notifications, des déclencheurs et des destinataires.
Demande de formation Catalogue
La demande de formation peut être initiée par différents rôles (collaborateur, manager, service formation par exemple). Nous utilisons le terme d'initiateur pour éviter de préciser un rôle particulier.
💡 Astuce
Vous pouvez désactiver ces notifications dans les paramètres de la campagne.
Type de notification | Destinataire(s) | CC |
Demande de formation approuvée par l'approbateur final | Employé | -- |
Demande de formation approuvée par l'approbateur final | Manager | -- |
Demande de formation annulée | Employé | -- |
Demande de formation refusée | Employé | -- |
💡 Bon à savoir
Une demande est refusée par un supérieur hiérarchique.
Une demande est annulée par le collaborateur tant qu'elle n'est pas encore validée par un supérieur hiérarchique.
Déploiement, inscription et convocation
Voici un tableau récapitulatif des types de notifications envoyés par e-mail une fois la demande de formation acceptée et pendant la phase de préparation de la formation.
Type de notification | Destinataire | CC | Commentaire libre |
Proposition de formation(s) (hors catalogue) | Initiateur | N+1 |
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Demande de validation budgétaire (hors catalogue) | Approbateur budget | -- |
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Proposition de session(s) | Employé | N+1 |
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Relance proposition de session(s) +7, +14 et +21 jours | Employé | N+1 |
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Confirmation d'inscription à une session | Employé | N+1 |
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Annulation d'inscription à une session | Employé | -- |
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Convocation (+ Invitation Calendrier) | Employé | -- | Oui |
Liste des Convocations N-1 (Optionnel) | N+1 | -- |
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Relance convocation inter non reçue | Organisme de formation | -- |
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Relance ODF convention de formation non reçue | Organisme de formation | -- |
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Envoi convention(s) signée(s) à l’ODF | Organisme de formation | -- |
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Confirmation d'inscription | Organisme de formation | -- | Oui |
Dossier Formateur (+ invitation calendrier intra et interne) | Formateur(s) | --. | Oui |
Information accueil du lieu de formation | Lieu | -- | Oui |
Rappel de convocation J-7 | Employé | N+1 | Oui |
Annulation d'une session | Employé | N+1 |
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Formation réalisée
Voici un tableau récapitulatif des types de notifications envoyés par e-mail une fois la formation réalisée.
Type de notification | Destinataire(s) | CC |
Evaluation à chaud (+ 3 relances) | Employé | N+1 |
Evaluation à froid Employé (+ 3 relances) | Employé | -- |
Evaluation à froid N+1 (+ 3 relances) | N+1 | -- |
Alerte absence Employé | Employé | -- |
Alerte absence N+1 | N+1 | -- |
Relance ODF pour récupérer les documents et clôturer la session | Organisme de formation | -- |
Relance formateur feuille d'émargement signée | Formateur | -- |
Récapitulatif des certifications d'une session terminée | Référent HSE | -- |
Commentaires in-app
Un e-mail vous est envoyé pour vous notifier qu'un nouveau commentaire a été ajouté dans le fil de discussion d'une demande dans laquelle vous jouez un rôle (Collaborateur, Manager, RH, Responsable Formation, Gestionnaire).
Type de notification | Destinataire(s) | CC |
Nouveau commentaire | Employé + Gestionnaire | -- |
Délégation
Voici un tableau récapitulatif des types de notifications envoyés par e-mail une fois la délégation attribuée.
Type de notification | Destinataire(s) | CC |
Délégation transmise | Délégué | -- |
Délégation retirée | Délégué | -- |
Récapitulatif quotidien et mensuel
Voici un tableau des types de notifications envoyées par email toutes les semaines ou tous les mois.
Type de notification | Destinataire(s) | CC |
Récapitulatif quotidien - Demandes en attente de validation | Manager (par défaut), RH et Service Formation (sur demande) | -- |
Récapitulatif mensuel - Départ en formation et formation réalisé équipe | Manager | -- |
Module HSE
Voici un tableau des types de notifications envoyées par email en lien avec le module HSE gérant les date de fin certifications et les recyclages associées.
Type de notification | Destinataire(s) | CC |
Récapitulatif des certifications arrivant à échéance | Responsable HSE | -- |