Processus de création d’une campagne

💡 A retenir

Une campagne est une entité qui permet aux utilisateurs de soumettre une demande de formation. Si certaines populations n'ont pas de campagne active, elles peuvent toujours parcourir leurs catalogues, mais ne pourront pas faire de demande de formation dans ceux-ci.

Pour créer une campagne, rendez vous dans la liste des campagnes, puis cliquez sur "Créer une campagne" en haut à droite.

Remplissez les informations générales :

Type
Année
Budget
Libellé de la campagne
Catalogue associé
Période d’ouverture de création des demandes : Lorsque la case "Toujours actif" est cochée il n'y a aucune possibilité de sélectionner des dates.
Période d’arbitrage des demandes
Statut
Approbateurs : Possibilité de sélectionner 1 ou plusieurs approbateurs.
Nombre limite de demande par profil

Cliquer sur "Sauvegarder et quitter" en haut à droite.

Analyse des différents champs

📊 Budget

Ce champ permet d’afficher les graphiques liés au budget, en se basant sur le budget défini pour la campagne.

📦 Catalogue

Une seule campagne peut être associée à un seul catalogue. Il n’est pas possible de lier plusieurs catalogues à une même campagne.

📅 Période d’ouverture de la campagne

Il s’agit de la période pendant laquelle la campagne est visible et sélectionnable lors de la création d’une demande en front office.

⚠️ La campagne commence le jour de la date de début à 00:01, et la fermeture a lieu le jour de la date de fin à 00:01. Ainsi il faut compter + 1 jour pour la fermeture.
Exemple ma campagne a lieu du 6 octobre au 18 octobre inclus. Alors mes dates seront :

Début = 06/10/2025
Fin = 19/10/2025

Même logique pour la période d'arbitrage des demandes (ci-dessous)

⏳ Période d’arbitrage des demandes

Durant cette période, les profils validateurs peuvent valider ou refuser une demande.

🔄 Statut

Actif signifie que la campagne est bien complétée et qu'elle est visible côté front office.
En cours signifie que l'équipe est en train de construire la campagne mais des éléments sont manquants. Ce n'est pas visible côté front office.
Archivé signifie que la campagne n’est plus active côté front office.

✅ Approbateurs

Les rôles cochés comme approbateurs doivent intervenir dans le workflow de validation, dans l’ordre suivant :

Manager
RH
Service formation

Des rôles supplémentaires peuvent être configurés au niveau du compte (ex. : 3 rôles pour Altice).

Cas particuliers :

Si un manager fait une demande pour un collaborateur, sa propre validation est automatiquement skippée.
Une demande peut être directement approuvée si :
- Le seul rôle approbateur est aussi le demandeur.
- Le service formation fait la demande (dernier niveau de validation par défaut).

🔢 Nombre limite de demandes par profil

Champ vide = nombre de demandes illimité.
0 = le rôle ne peut faire aucune demande.
1 = le rôle ne peut faire qu’une seule demande

Cette limitation est transversale à toutes les formations d’une même campagne.

Si une demande est annulée, cela libère la place pour une nouvelle demande, si elle est refusée au contraire, elle compte comme une demande.

Exemple concret :

Si collaborateur = 0
Et manager = 2
Cela signifie que le manager peut effectuer 2 demandes pour les collaborateurs de son équipe mais aucune pour lui en tant que collaborateur.

📌 Limitation au niveau formation

Il existe un paramétrage similaire côté formation :

Cette limite s’applique par formation et par campagne.

Exemple :

si une formation Excel est limitée à 1 demande, un collaborateur pourra en faire une sur la campagne 2025, et une autre sur la campagne 2026.
en revanche si une une demande est interdite en double côté formation mais autorisé côté campagne, c'est la campagne qui écrase le paramétrage de la formation.

🔕 Désactivation des notifications

Cocher cette option signifie qu’aucun mail ne sera envoyé pour les demandes de cette campagne, jusqu’à leur inscription à une session.
(Le paramétrage des mails est différent à ce stade.)

🎯 Administration des Campagnes