Paramétrage du rôle HSE
Paramétrage
Le paramétrage du rôle HSE se fait en back office par les équipes Cimes. Un rôle peut être attribué à tout type de rôle : collaborateur, manager, RH, etc...
Configuration
Il est possible de configurer sur différents critères : société ou établissement, domaine et axe.
Exemple :
Etablissement = Paris
Domaine = HSE
Cette configuration signifie que le rôle HSE verra sur son tableau de recyclage :
que les demandes dont le collaborateur appartient à l'établissement Paris
que les demandes qui concernent des actions de formation sous le domaine HSE. Attention seules les formations marquées comme certifiantes avec une date d'expiration seront présentes cependant.
Une fois le rôle attribué, la personne disposant du rôle HSE voit apparaître un nouvel icône sur son menu, nommé "certifications HSE".
Conditions pour apparaître dans le tableau
Conditions pour l'affichage des demandes dans les onglets "certifications passées" et "certifications échouées"
Attention, pour que les demandes apparaissent dans le tableau il faut que :
Les demandes correspondent à la configuration HSE
Les formations soient certifiantes avec une date d'expiration
Conditions pour l'affichage des demandes dans l'onglet "certifications archivées"
Le fichier importé doit présenter les colonnes "société", "date de validité" et "titre de la certification" remplies. Un gabarit est fourni par Cimes.
Vues du tableau HSE
3 types de certifications
En cliquant dessus, il accède à 3 vues :
Les certifications passées
Les certifications échouées
Les certifications archivées
Les certifications passées
Cet onglet correspond à toutes les demandes présentes dans egos dont la configuration correspond au HSE et donc la certification est réussie.
Les certifications échouées
Cet onglet correspond à toutes les demandes présentes dans egos dont la configuration correspond au HSE et donc la certification est échouée.
Les certifications archivées
Cet onglet correspond à toutes les demandes qui on eu lieu hors egos et qui ont été importées dans l'outil. Attention, pour apparaître dans cet onglet, il faut veiller à ce que :
les éléments de configuration du HSE (exemple : axe = HSE) soient bien renseignés dans le fichier d'import des formations
une date d'expiration soit bien présente
Les colonnes
Il existe 7 colonnes :
Le nom du salarié avec un lien cliquable vers la demande rattachée à la demande dont la certification est réussie ou échouée à date.
Le libellé de la session rattachée à la demande dont la certification est réussie ou échouée à date.
Le code de la session rattachée à la demande dont la certification est réussie ou échouée à date.
La certification téléchargeable.
La date d’expiration. Si elle apparaît en rouge, alors le collaborateur va perdre sa certification dans moins de 3 mois, il faut la renouveler. En orange, il va la perdre dans moins de 6 mois et en vert dans moins de 12 mois. Cette information donne une information quant à l'urgence de traitement du recyclage. Les certifications échouées sont quant à elles, de manière générale, urgentes à traiter.
Le recyclage qui permet de savoir s'il a déjà été planifié ou pas, c'est à dire si une demande a déjà créée afin de renouveler ou de repasser la certification
La demande recyclage qui redirige vers la page de la demande destinée à remplacer la précédente une fois le recyclage effectué et la certification obtenue.
Chaque onglet peut être exporter via le bouton "Exporter".
Pilotage des recyclages HSE
Il existe 2 statuts de recyclage :
Non planifié : signifie qu'aucune demande de recyclage n'est encore créée
Planifié : signifie qu'une demande de recyclage est créée
Pour procéder au recyclage, les 3 petits points à droite " ⋮ " permettent de :
Lier une demande de recyclage si par exemple une demande est déjà existante dans l'outil
Créer une demande de recyclage si aucune demande n'est existante dans l'outil
💡 Le recyclage automatique des certifications archivées avec une nouvelle demande dans l'outil est possible, à condition que :
la demande soit bien créée dans e-gos
le titre de la formation corresponde bien à à celui du fichier importé
le le matricule salarié corresponde bien à à celui du fichier importé