Bienvenue dans ce guide utilisateur qui vous accompagne dans la procédure de propositions de sessions de formations à travers notre logiciel SaaS. Suivez les étapes ci-dessous pour proposer des sessions.
1. Proposer des sessions Ă partir de la demande
Accéder au Tableau de Bord des Demandes de Formation
Une fois connectĂ©, vous serez dirigĂ© vers votre tableau de bord des demandes de formation. Câest ici que vous pourrez accĂ©der Ă toutes les fonctionnalitĂ©s du logiciel.
Filtrez le tableau des demandes en sélectionnant "Proposition de dates" dans la colonne "Action attendue".
SĂ©lectionnez la demande en cliquant sur la ligne correspondante.
Proposer des sessions
Pour sélectionner des sessions ouvrez l'onglet "Sessions".
Les sessions déjà crées sont affichées sous formes de liste avec les informations suivantes :
Dates
Ville
Adresse
Type de session
Disponibilité
Aidez vous de la légende pour vous guider :
Violet = Sessions préférées
Vert = Sessions déjà proposées
Rouge = Sessions déjà proposées qui ont été refusées par le collaborateur
Gris = Sessions complĂštes
Cliquez sur "Masquer les sessions indisponibles" si vous souhaitez seulement voir les sessions disponibles. Vous pouvez voir si le collaborateur est disponible ou non en fonction des disponibilités renseignées lors de la création de sa demande.
Si aucune session de la liste ne vous convient, cliquez sur "Créer une session". Vous serez redirigé(e) vers la page de création d'une session.
Si une ou plusieurs sessions de la liste vous conviennent, sélectionnez-les. Elles s'afficheront dans l'encadré à droite, puis cliquez sur "Envoyer la proposition".
On peut constater que les sessions proposées changent de couleur (en vert) et que le Statut actuel ainsi que l'Action attendue ont été modifiés.
Dans l'historique, on peut également voir que la mise à jour a été effectuée.
2. Proposer des sessions en masse Ă partir du tableau des demandes
Il est possible de proposer des sessions en masse depuis le tableau des demandes en cliquant sur « Proposer des sessions ».
Il est toutefois nĂ©cessaire de vĂ©rifier que lâaction attendue est bien filtrĂ©e sur « Proposition de dates », sans quoi le bouton ne sera pas cliquable.
Il est possible de leur attribuer des sessions ayant pour statut groupé « Créée » ou « Convoquée ».
Depuis le tableau des demandes de formation, sélectionnez une ou plusieurs demandes pour lesquelles vous souhaitez proposer des sessions, puis cliquez sur "Proposer des sessions".
2. Une fenĂȘtre intitulĂ©e « Proposer des sessions » sâouvre automatiquement.
Vous y retrouvez la liste des participants sélectionnés.
3. Afin de visualiser et proposer plusieurs sessions, utilisez la barre de défilement horizontale en bas du tableau pour vous déplacer vers la droite.
4. Dans la colonne « Sessions », ouvrez le menu déroulant :
Vous accédez à la liste des sessions disponibles.
Les sessions sont regroupées en deux catégories :
Sessions âprĂ©fĂ©rĂ©esâ
Autres sessions
Un indicateur visuel permet dâidentifier la correspondance avec les disponibilitĂ©s du collaborateur :
Coche verte : la date de début et la date de fin de la session sont comprises dans au moins une période de disponibilité du collaborateur
Croix rouge : la date de dĂ©but et la date de fin de la session sont comprises dans au moins une pĂ©riode dâindisponibilitĂ© du collaborateur
Ces indicateurs vous aident à proposer des sessions adaptées aux disponibilités des participants.
SĂ©lectionnez une ou plusieurs sessions selon votre besoin
Attention, cela suppose que des sessions soient crĂ©es en amont de la proposition. Il peut ĂȘtre intĂ©ressant de faire un reporting sur les demandes pour crĂ©er des sessions sur des training trĂšs demandĂ©s et sur des dĂ©lais spĂ©cifiques par exemple.
Vous pouvez Ă©galement cliquer sur « Tout sĂ©lectionner » pour proposer lâensemble des sessions disponibles.
5. Une fois votre sélection effectuée, cliquez sur « Envoyer la proposition ».
âŒïžVous pouvez envoyer jusqu'Ă 10 sessions maximum.
Si vous souhaitez retirer un participant de la sélection :
Cliquez sur la croix rouge située à droite.
3. Proposer des sessions Ă partir de l'onglet "Participants"
Accéder à la Liste des Sessions
SĂ©lectionnez la session que vous souhaitez proposer.
Proposer des sessions
Pour sélectionner des collaborateurs, ouvrez l'onglet "Participants", puis cliquez sur "Liste d'attente".
Cliquez sur "Proposer" pour proposer la session au collaborateur.
Le collaborateur sélectionné est maintenant affiché dans l'onglet "Invités" et ne fait plus partie des "Liste d'attente". Il recevra par mail sa demande de proposition de session et pourra l'accepter ou la refuser directement dans E-gos.
Vous pouvez le relancer aprĂšs 24 heures en cliquant sur les trois points Ă droite. Un message vous indiquera le temps restant avant de pouvoir cliquer sur "Relancer".
