Accès à l’émargement digital
Lorsque l’émargement digital est activé par l'organisateur sur une session, un bouton vert « Emargement digital » est disponible sur la dite session.
En cliquant dessus, les formateurs et co-formateurs peuvent gérer les présences et les signatures des participants.
L'espace « Emargement digital »
A gauche de l'espace, le formateur peut accéder :
Au tableau de bord
A la présence d'une journée spécifique
Visualiser le tableau de bord
Sur le tableau de bord, le formateur voit en un coup d'oeil par séquence de la session :
La date de la session
les horaires
les présents
Les signatures manquantes
Le statut de l'émargement digital
les détails
Si l'émargement digital a déjà été soumis pour la séquence (si oui, alors aucune modification n'est possible)
Plusieurs alertes peuvent apparaître :
"X signatures manquantes" signifie que X personnes ont été marquées comme présentes mais leur signature n'a pas été réceptionnée.
"Emargement digital non complété" signifie que l'émargement n'a pas été marqué comme complété sur la page des présence. Il suffit de s'y rendre et de cliquer sur le bouton vert (cf la suite du guide).
Visualiser et compléter la présence
1. Entrer sur la présence sur un créneau
Pour remplir la présence sur une journée, il suffit de cliquer sur "ouvrir l'émargement".
2. Signer en tant que formateur
Il vous sera alors demandé de signer en tant que formateur avant de pouvoir remplir les présences.
N'oubliez pas de donner votre consentement.
Si vous n'arrivez pas à accéder sur le tableau des présence, c'est que vous n'êtes ni formateur, ni co-formateur sur ce créneau.
3. Remplir les présences
Marquer comme présent
Pour marquer un participant comme présent, il suffit de cliquer sur le bouton à gauche de "absent" pour qu'il passe à "présent".
Faire signer
Voir les différentes modalités de signature plus bas dans le guide.
Après signature du participant, le tableau des présences et signature se met à jour automatiquement.
Laisser un commentaire
Ajouter manuellement un participant au tableau
Le participant ajouté apparaitra donc sur la feuille d'émargement.
A retenir :
👉 Si un participant n'a pas accès à e-gos, il devra signer sur le device du formateur
👉 Les actions de signature sont désactivées si le participant est absent
👉 Toutes les actions sont enregistrées automatiquement
Marquer comme "terminé"
Une fois les présences saisies : un bouton marquer comme terminé passe au vert :
le matin si la formation a lieu que le matin
l'après midi si la formation a lieu que l'après midi
l'après midi si la formation se déroule sur la journée
Vous pourrez toujours modifier après avoir marqué comme complété et les modifications s'enregistreront en automatique.
Méthodes de signature disponibles
Signature par lien email
Envoi du lien de signature au participant sur l'adresse mail renseignée
Le participant se connecte à e-gos et signe sur sa demande
Signature par QR code
Un QR unique pour tous les participants
Comme pour le mail, le QR code redirige le participant sur sa demande, sur e-gos pour qu'il puisse cliquer sur "signer numériquement"
Signature sur écran du formateur
C'est la solution idéale si le participant n'a pas de compte sur e-gos.
Actions groupées
Le formateur peut :
marquer tous les participants comme présent
envoyer les liens à tous les participants présents
collecter les signatures via QR code
Soumettre définitivement la présence
Cette étape permet d'envoyer définitivement les informations de présence et de transmettre la feuille d'émargement à l'organisateur de la session.
⚠️ Attention : cette action est irréversible ! Prenez le temps de relire les présences et signatures avant de soumettre.
Après soumission :
l’émargement est verrouillé
aucune modification possible
le back-office est notifié
Notifications
Si l’émargement n’est pas soumis au niveau de la journée : vous recevrez des relances à partir du lendemain à 8h et pendant 7 jours ouvrés
Gestion des problèmes et contact
En cas de difficulté, le formateur peut contacter les chargés de formation de plusieurs façons :
en laissant un commentaire au niveau d’un participant
en ajoutant un commentaire global au moment de la soumission
en utilisant le bouton « contacter l’organisateur » disponible sur le portail formateur
✅ Points clés à retenir
La signature = preuve légale de présence
Le consentement est requis pour signer (pour le participant et le formateur)
La complétion a la journée est obligatoire pour soumettre la présence et la feuille d'émargement
L’émargement est verrouillé après soumission
Les commentaires permettent de communiquer avec le back-office